采購培訓(xùn)國際采購下的總成本概念
作者：許振邦（靈捷咨詢公司顧問C.P.M.)
PRICES
It’s unwise to pay too much. But it’s worse to pay too little.
When you pay too much, you lose a little money, that is all.
When you pay too little, you sometimes lose everything, because the thing you bought was incapable of doing thing it was bought to do.
The common law of business balance prohibits paying a little and getting a lot.
It can’t be done.
If you deal with the lowest bidder, it is well to add something for the risk you run.
And if you do that, you will have enough to pay for something better. There is hardly anything in the world that someone can’t make a little worse and sell a little cheaper --- and people who consider price alone are this man’s lawful prey.
John Ruskin (1919 – 1900 )
當(dāng)然，采購人員的首要任務(wù)是買到價(jià)廉物美的東西。東西買貴了，會(huì)被人批評(píng)為凱子。但是有沒有想過，有時(shí)貪圖眼前的利益所損失的可能遠(yuǎn)超過所獲得的。大概許多人都有者方面的經(jīng)驗(yàn)，挑到一家便宜的修車廠，被狠敲一頓竹杠不說，維修的品質(zhì)可能也堪憂，售后服務(wù)那就更不用說了；挑水果也是一樣，50元一斤的與30元一斤的吃起來口感可能就有些差異。
到正廠維修汽車，雖然零件工資較貴，但頂多是多花一些錢，可是卻較有保障；但是換上來路不明的便宜零件，很可能連正常的功能都無法達(dá)到，最后還是得重新更換。當(dāng)然也不是價(jià)格貴的就一定好，最好是“俗又大碗”，但最怕的是買到又貴有不好的東西，這時(shí)貨比三家就有其必要性。試想，天下那有白吃的午餐，采購人員不得不特別謹(jǐn)慎。
在需求所在地采購的情況下，采購實(shí)際的支付價(jià)格為供應(yīng)商的出廠價(jià)格加上內(nèi)路運(yùn)費(fèi)。可是，在跨國性采購的情況下就變得比較復(fù)雜，在比價(jià)的時(shí)候，采購人員有時(shí)會(huì)被便宜的單價(jià)數(shù)字所蒙騙，殊不知價(jià)格只是其中之一，尚有許多隱性成本在內(nèi)，如果采購在比價(jià)時(shí)只選擇最低單價(jià)的供應(yīng)商，在總成本上則得不到什么好處。因此，除了單價(jià)本身以外，必須注意以下幾項(xiàng)會(huì)影響總采購成本的因素。
一、報(bào)價(jià)的計(jì)價(jià)幣值與匯率（Currency and Exchange Rate）
一般供應(yīng)商的報(bào)價(jià)多半以美元為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，因?yàn)槊涝菑?qiáng)勢(shì)貨幣。面對(duì)匯率的波動(dòng)，要求以較弱勢(shì)的貨幣為基礎(chǔ)的計(jì)價(jià)方式，對(duì)買方是比較有利的。此外，供應(yīng)商也可與買方訂定相互承擔(dān)匯兌風(fēng)險(xiǎn)（Exchange Risk）的合約，例如，匯率變動(dòng)幅度在正負(fù)百分之三以內(nèi)時(shí)，雙方自行吸收匯差損失。
二、國貿(mào)條規(guī)（INCOTERMS）
國際商會(huì)對(duì)其所訂定的國際貿(mào)易條件的解釋不僅是將這些貿(mào)易條件作為價(jià)格條件，表示價(jià)格的構(gòu)成，并且將買賣雙方的義務(wù)、貨物風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移界限以及供應(yīng)商應(yīng)向買方提出何種文件等，都予以詳細(xì)的條例規(guī)定，采購人員不能不加以注意。
常用的貿(mào)易條件為Ex-Work、FOB、FAS或CIF等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。FOB條件下，買方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在CIF條件下，賣方除了必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，相同貨物的交易以CIF條件的報(bào)價(jià)自然較以FOB條件的報(bào)價(jià)高。
近來由于供應(yīng)商管理庫存VMI（Vendor Managed Inventories）的作法漸漸被使用，相對(duì)應(yīng)的貿(mào)易條件為DDP（Delivered Duty Paid，輸入國稅訖交貨）或DDU（Delivered Duty Unpaid，輸入國稅前交貨）至指定目的地。在DDU條件下，賣方必須支付有關(guān)貨物的一切費(fèi)用，直到其交貨為止，而DDP則賣方還應(yīng)多負(fù)擔(dān)輸入通關(guān)費(fèi)用以及輸入稅捐兩項(xiàng)費(fèi)用，此時(shí)買方已將多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至賣方身上。在此建議采購人員在任何情況下，可以要求供應(yīng)商提供Ex-Work為基礎(chǔ)的報(bào)價(jià)，如此便可以對(duì)貨品的出廠成本、運(yùn)輸成本及關(guān)稅等作個(gè)別的比較。
三、進(jìn)口關(guān)稅（Import Tax）
進(jìn)口關(guān)稅為一個(gè)固定費(fèi)用，無法討價(jià)還價(jià)，自不同國家進(jìn)口產(chǎn)品，其進(jìn)口關(guān)稅的減免也有不同。以尼龍束帶（Cable Tie）產(chǎn)品在法國為例，自臺(tái)灣進(jìn)口此項(xiàng)產(chǎn)品必須繳交百分之七的進(jìn)口稅，但是自中國大陸進(jìn)口則可免除此一項(xiàng)目的關(guān)稅。因此，依產(chǎn)品別的不同，生產(chǎn)出口所在地也是值得注意的。采購人員可以選擇從貿(mào)易最惠國（Most Favored Nation, MFN）進(jìn)行采購，因?yàn)檫M(jìn)口關(guān)稅通常非常的低，甚至如前例般沒有，對(duì)總成本的影響相對(duì)就很低了。
四、付款條件（Payment Terms）
信用證（Letter of Credit, L/C）在國際貿(mào)易中使用的非常普遍，如果買賣雙方彼此不熟悉，通常在初次交易，可以信用證作為支付的工具，一方面買方可以確定賣方履行交貨的時(shí)期，另一方面，供應(yīng)商也可以獲得較大的付款保證。但以長(zhǎng)期采購的觀點(diǎn)，信用證不是非常理想的工具，何況開證費(fèi)用有時(shí)也并不便宜。
當(dāng)正常交易一段時(shí)間后，買方應(yīng)可要求以電匯（T/T）的方式。至于是30天還是60天或更長(zhǎng)，則依交涉的結(jié)果有所不同。如果一次訂購金額龐大，不同付款期限下利息的損失部分也需加以考量。有些供應(yīng)商雖然無法放寬付款期限，卻有數(shù)量折扣（Quantity Discount）或現(xiàn)金折扣（Cash Discount）的優(yōu)惠，采購人員可以多加探詢比較。
五、運(yùn)輸費(fèi)（Transportation）
如果賣方不是以CIF報(bào)價(jià)，運(yùn)輸費(fèi)用當(dāng)然由買方來負(fù)擔(dān)，無論海運(yùn)或空運(yùn)，尋求一個(gè)信用良好、價(jià)格合理的貨運(yùn)承攬業(yè)者（Freight Forwarder）是非常的重要。如貨物需要上棧板，貨柜內(nèi)的空間利用率也要加以詳細(xì)計(jì)算。若是貨品不多，也可考慮供貨的方式，以降低出貨成本。
六、行政管理費(fèi)（Administration）
國際采購需要有專人來處理訂單及出貨事宜，如非常態(tài)性采購可透過貿(mào)易公司或中介商為之，但常態(tài)性采購卻無法長(zhǎng)久如此，因?yàn)檫€牽涉到傭金的支付，成本較高。另外，從事國際采購的人員尚須具備一般國際貿(mào)易常識(shí)及基本英語溝通能力。許多外商公司在亞洲都設(shè)有國際采購辦事處（IPO）的單位，可就進(jìn)從事一些采購連系工作、出貨檢驗(yàn)及供應(yīng)商開發(fā)，并兼具情報(bào)收集的任務(wù)，只要總采購金額夠大，是有其優(yōu)點(diǎn)。
七、商務(wù)出差費(fèi)用（Business Travel）
跨國性的供應(yīng)商開發(fā)多半以跨功能小組（Cross-Functional Team）方式進(jìn)行，成員包括采購、工程、品管、市場(chǎng)行銷等人員，其中國際商務(wù)差旅以及國際郵電往返的費(fèi)用都是在當(dāng)?shù)夭少徦鶝]有發(fā)生的。
八、交貨前置時(shí)間長(zhǎng)（Long Lead-time）
國際采購的交貨前置時(shí)間（Lead-time）一般都較當(dāng)?shù)夭少彏殚L(zhǎng)，以從亞洲貨運(yùn)至歐洲為例，海運(yùn)需要花上將近一個(gè)月，再加上生產(chǎn)排程所需的時(shí)間，訂單很可能在兩三個(gè)月之前就要準(zhǔn)備下給供應(yīng)商。如果再遇到供應(yīng)鏈上的成員供貨無法順利銜接時(shí)，交貨時(shí)間就要拉的更長(zhǎng)了。空運(yùn)雖然可節(jié)省時(shí)間，但相對(duì)成本也較高。
九、額外的庫存成本（Extra Inventory）
庫存的成本不僅是發(fā)生在工廠的庫房?jī)?nèi)，由于國際采購交貨前置時(shí)間很長(zhǎng)，存在于運(yùn)輸線上的貨物便成為正常庫存以外的額外庫存，此類庫存稱之為管線庫存（Pipeline Inventory）或是運(yùn)輸途中庫存（Transportation Inventory）。運(yùn)送所需時(shí)間愈長(zhǎng)，金額數(shù)量愈高時(shí)，管線庫存的成本就愈高。此外，因?yàn)橛嗁彆r(shí)間長(zhǎng)，如采購沒有事先預(yù)備一些緩沖庫存以應(yīng)付不確定需求量的情況，便經(jīng)常會(huì)使用空運(yùn)方式來應(yīng)急，勢(shì)必會(huì)造成不必要的成本增加。
從事國際采購的人員所面臨的供應(yīng)商有諸多不同之處。在報(bào)價(jià)條件不相同的情形下，如何衡量最有利于買方的條件是很重要的。除了產(chǎn)品品質(zhì)必須符合要求外，對(duì)以上所提及的每一部分都需做一通盤的分析比較，尋求出最佳的平衡點(diǎn)。不能僅憑便宜的單價(jià)，而無視于其他成本的存在及其潛在的影響，這樣才能真正地將采購總成本達(dá)到最佳化的目的。
